Redes Sociales en el trabajo… (Parte I: productividad y procrastinación)

Hace unos días, pasando el fin de semana con unos amigos, salió un tema de conversación sobre el uso de Whatsapp y redes sociales durante la jornada laboral. Mi postura es clara y rotunda y como consecuencia han surgido varias ideas para redactar un par de entradas (quizás 3) en el blog.

En esta entrada no hablaré sobre la sociedad de la información en la que vivimos, tampoco hablaré sobre la Generación X, la Generación Y o Millennials. Tampoco hablaré sobre el uso de las redes sociales en los procesos de selección. Todo eso lo dejaré para la próxima entrada…

En esta entrada hablaré únicamente sobre las técnicas que uso a diario para la gestión de tiempos durante la jornada laboral (Pomodoro), la gestión de contenidos y artículos de la web (Pocket) y la gestión de redes sociales (Hootsuite). A diferencia de los que muchos pueden pensar, con estas aplicaciones no sólo consigo no mermar mi productividad sino que incluso puedo afirmar que aumento mi rendimiento, principalmente evitando la procrastinación, un enemigo muy común especialmente para aquellos que trabajamos delante de una pantalla con conexión a internet.

A diferencia de lo que muchos creen, ser productivos y eficiente en el trabajo no consiste en pegarse a la silla diez horas seguidas día tras día, sin quitar la vista de la pantalla en ningún momento; nuestra mente sólo resiste una actividad realmente creativa durante pocas horas, no más. Realizar pequeñas pausas ayuda a mejorar la habilidad mental, la creatividad y la actitud, eliminando el estrés generado por la falta de acción y de control. No lo digo yo, lo dicen numerosos estudios.

Bajo estos estudios surgen numerosas técnicas para aumentar la productividad en el trabajo. Uno de los más conocidos es el time box, frecuentemente utilizado por los desarrolladores de aplicaciones informáticas, que consiste en fijar el tiempo máximo para conseguir unos objetivos, tomar una decisión o realizar una tareas, y hacer lo mejor que podamos en ese intervalo. La consciencia de esta limitación temporal favorece la priorización de objetivos/tareas y fuera la toma de decisiones.

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Pomodoro

Una de las implementaciones más conocidas y extendidas de time box, es la técnica pomodoro.

Inventada por Francesco Cirillo a finales de los años 80, la Técnica Pomodoro consiste en dividir el trabajo en bloques de tiempo fijos, generalmente de 25 minutos. Cada 25 minutos se hace una pausa de 5 minutos, y cada 4 ciclos de trabajo, se toma una pausa larga. A cada ciclo de trabajo, 25 minutos de actividad + 5 minutos de pausa, se le denomina pomodoro:

• Primer Pomodoro = 25 minutosde actividad + 5 minutos de pausa
• Segundo Pomodoro = 25 minutosde actividad + 5 minutos de pausa
• Tercer Pomodoro = 25 minutosde actividad + 5 minutos de pausa
• Cuarto Pomodoro = 25 minutosde actividad + 5 minutos de pausa
• Descanso largo = 15 minutos de pausa

Esta técnica se basa en la idea de que las pausas frecuentes ayudan a mejorar la habilidad mental y eliminan el estrés generado por la falta de acción y de control.

Para controlar el tiempo, Francesco utilizaba originalmente un temporizador de cocina en forma de tomate, y es de ahí precisamente de donde proviene el nombre de la técnica (pomodoro es tomate en italiano). En nuestro caso, podremos usar uno de los múltiples temporizadores que podemos encontrar en la web (ejemplo) o pequeñas aplicaciones de software (ejemplo). Os recomiendo buscar un poco, probar y acabar eligiendo el que más os guste ;).

He encontrado algunos artículos en internet («La técnica Pomodoro no funciona», Jeroen Sangers) que descartan la técnica por considerar que las tareas no siempre pueden dividirse en bloques de 25 minutos y que para tareas complicadas se pierde parte del inicio de cada bloque en centrarse en la tarea. Simplemente hay que saber cuándo utilizarla.

Hay que usar los pomodoros como una ayuda pero no como una norma. Cuando estamos inmersos en una tarea compleja y/o urgente, normalmente vamos a tender a dejar el reloj de lado porque nisiquiera tendremos tiempo de reanudar los contadores. En esos casos somos productivos por imposición y no necesitamos ningún tipo de control. Si bien se recomienda hacer algunas pausas, rara vez podremos establecer unos bloques de tiempo cerrados. Puede que paremos a los 40 minutos, a la hora o bien cuando la tarea esté cerrada. Es cuestión de administrarse.

Es en los casos opuestos en los que la técnica pomodoro puede resultar muy útil. La técnica Pomodoro es perfecta para actividades mecánicas, desarrollos sencillos, documentación y cualqueir otra tarea sistemática que requieren poca intensidad mental. En este tipo de tareas es muy fácil despistarse y caer en la procrastinación y es ahí donde el tomate puede ser nuestro mejor aliado.

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Pocket (Read it later)

Si usamos la técnicas pomodoro, tendremos pausas cortas de 5 minutos en cada pomodoro y una pausa un poco más larga de 15 minutos cada 4 pomodoros.

Lo que hagamos durante ese tiempo depende de cada persona. Los hay que aprovechan para fumarse un cigarrillo, que se dan un paseito para estirar las piernas o que aprovechan para consultar la prensa o para hacer alguna gestión personal.

En mi caso, hace un tiempo aprovechaba para consultar mi correo, el whatsapp y para abrir entre 5 y 7 webs distintas de prensa o diarios deportivos. En los últimos meses la tendencia ha cambiado y en vez de abrir tanta web únicamente consulto mi twitter, donde encuentro de forma ágil todos esos titulares y mucho más.

Evidentemente, en 5 minutos no da tiempo a dar más que una pequeña pasada por los titulares sin poder entrar a profundizar en cada artículo. Por eso me resulta especialmente útil Twitter, que me permite leer múltiples titulares con una simple pasada de dedo.

Siempre que encuentro algún artículo que pueda interesarme, lo anoto para leerlo más adelante. O bien durante la pausa larga, durante el camino a casa en el metro, o una vez en casa. En un principio bastaba con soluciones obvias, como marcar el enlace como favorito o reenviárnoslo a una cuenta de correo específica. Sin embargo, cada vez nos enfrentamos a una mayor cantidad de información y, por mucho que intentemos filtrarla, llega un momento en el que es necesario utilizar un sistema más productivo para organizar nuestras lecturas.

Para ello utilizo Pocket, una implementación de RIT (Read It Later), para la gestión y el almacenamiento de enlaces. Pocket dispone de aplicaciones Android y iOS, así como de extensiones para múltiples navegadores, por lo que su uso se simplifica a compartir con la aplicación desde tu smartphone/tablet o pulsar un botón en tu navegador.

El enlace se descarga a nuestro dispositivo/pc dentro de una lista muy intuitiva, en un formato claro y sencillo, eliminando banners y publicidad y dejando solo el texto que nos interesa. Todo el diseño y aspecto está muy conseguido. Además estará disponible sin conexión, muy útil para el metro ;).

Una vez en nuestro pocket podremos leer el artículo, compartir con otros amigos, acceder al enlace original y organizar todos nuestros enlaces. No entiendo como he podido vivir sin esta app hasta entonces. Sencillamente indispensable.

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Hootsuite (Gestor de Redes Sociales)

A mi TL (TimeLine) llega todo tipo de información, prensa general, diarios deportivos, tecnologías, desarrollo de software, artículos de algunos amigos e incluso información personal de mis contactos que normalmente no me interesa jeje.

Como parte de una generación a las que algunos denominan Generación Y o Millenials vivimos en público y tenemos acceso a una gran cantidad de información. Vivimos en una sociedad hiperconectada que nos lleva a preocuparnos de nuestra propia marca personal. Es cada vez más dificil y necesario establecer la frontera hacia nuestra privacidad.

En mi caso utilizo muchas redes sociales, cada una con su propósito e intentando cuidar siempre mi privacidad en la medida de lo posible. Uso Facebook para compartir con mi red más personal y LinkedIn para mi red profesional. Twitter es quizás la una mezcla, y es sin duda la que más utilizo. Tambien uso minoritariamente alguna otra redes para algunas chorradas como Tumblr.

Gestionar cada una por separado supone un gasto de tiempo considerable del cual a menudo no dispongo por lo que estuve un tiempo buscando algún programa para poder gestionar mis redes y finalmente me decidí por Hootsuite, que permite gestionar Facebook, Twitter, LinkedIn, Foursquare, MySpace y WordPress.

Hootsuite está disponible para web y movil y permite diseñar tus propias pantallas con distintas pestañas para mostrar la información que más te interesa en cada momento. Además tiene una herramienta gratuita (con versión premium con coste) para la generación de informes sobre los clicks y lecturas de tus publicaciones. Pero,sin duda, el plato fuerte es la gestión de publicaciones. Puedes decidir en que redes quieres publicar cada uno de tus contenidos y además puedes programar su publicación.

Combinándolo con Pocket, la opción de programar tus publicaciones puede ser muy interesante. Por ejemplo, tengo la fea costumbre de leer algunos artículos cuando me voy a la cama, o  mientras desayuno. A esas horas las publicaciones corren el riesgo de pasar absolutamente desapercibidas, por lo que normalmente suelo programar los retweets o publicaciones para un horario más oportuno.

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Conclusión y debate

En definitiva, considero que el uso de las redes sociales, entendiendo este como un uso apropiado y no un abuso, es tan lícito como puede ser escuchar música mientras trabajas o bajar a fumar un cigarrillo cada cierto tiempo.

A pesar de ello hay algunos jefes o altos cargos iluminados que siguen pensando que ver a una trabajador leer un artículo de un periódico o viendo el twitter durante su jornada laboral da mala imagen. Siempre nos quedará el smartphone 🙂

Como siempre os invito a dejar algún comentario con vuestra opinión o alguna referencia sobre los programas y técnicas que hemos citado u otras que uséis en vuestro día a día.

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